Το παρόν άρθρο μας αποτελεί μία καταγραφική λίστα επιθυμιών από ελεύθερο επαγγελματία μηχανικό σχετικά με το τι θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα λογισμικό διαχείρισης εργασιών γραφείου, ώστε να θεωρείται "το καλύτερο". Κατά καιρούς θα επικαιροποιείται η λίστα ανάλογα με τις επιθυμίες - ανάγκες που προκύπτουν.
Τι δεν πρέπει να κάνει το λογισμικό
- δεν πρέπει να οδηγεί σε ψηφιακή γραφειοκρατία, αν πάρουμε ως αρνητικό παράδειγμα τις μυριάδες ανεξάρτητες ιστοσελίδες που έχει κατασκευάσει το δημόσιο προκειμένου να αποτρέψει την κλασσική χάρτινη γραφειοκρατία με αποτέλεσμα να μας έχει οδηγήσει στην αντίπερα όχθη δηλαδή στην ψηφιακή γραφειοκρατία, τότε αυτό ακριβώς δεν πρέπει να κάνει το λογισμικό μας.
Τι πρέπει να κάνει το λογισμικό
Οι παρακάτω εργασίες προκύπτουν από τον τρόπο εργασίας που έχουμε διαμορφώσει μέχρι σήμερα στον υπολογιστή. Δηλαδή, για κάθε αίτημα πελάτη δημιουργείται φάκελος, το όνομα του οποίου ξεκινά με τετραψήφιο αριθμό ΧΧΧΧ, στην συνέχεια αναγράφεται η ημερομηνία εκκίνησης ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ, το ονοματεπώνυμο πελάτη και 2-3 λέξεις κλειδιά. Αυτός ο φάκελος αποτελεί το πρότζεκτ της στιγμής του αιτήματος του πελάτη. Μέσα στον φάκελο δημιουργούνται υποφάκελοι, πχ όπως Δικαιολογητικά, Νομοθεσία, Σχέδια κλπ, στους οποίους αποθηκεύονται αρχεία. Τα αρχεία παράγονται ή τροποποιούνται και αποθηκεύονται στον υπολογιστή, ή διακινούνται και αποθηκεύονται σε αυτόν μέσα από κανάλια ηλεκτρονικής επικοινωνίας (πχ ιμέϊλ ή σκανάρισμα εγγράφων ή κατέβασμα ηλεκτρονικών εγγράφων από δημόσιες υπηρεσίες ή χάρτες κτηματολόγιου κλπ). Κατά καιρούς οι φάκελοι πρότζεκτ αποστέλλονται στο dropbox για αρχειοθέτηση. Επειδή προς το παρών δεν υπάρχει η δυνατότητα σε αυτό τον φάκελο πρότζεκτ να αποθηκεύεται και κάθε ιμέϊλ επικοινωνίας που τον αφορά, δημιουργείται παράλληλος φάκελος πρότζεκτ μέσα στον διαχειριστή των ιμέϊλς.
- να εκτελεί τις παρακάτω εργασίες στον μικρότερο δυνατό χρόνο με τον μικρότερο δυνατό αριθμό βημάτων
- να είναι διαδικτυακό, δηλαδή να παρέχει πρόσβαση μέσω ίντερνετ όταν βρισκόμαστε εκτός γραφείου
- να υποστηρίζει πολλαπλούς χρήστες
- να παρέχει διαβάθμιση δικαιωμάτων πρόσβασης στους χρήστες
- να αποθηκεύει τα αρχεία που του στέλνουμε
- να διαθέτει file manager για τα αποθηκευμένα αρχεία, υποστηρίζοντας τις ακόλουθες βασικές λειτουργίες:
- προβολή της δομής των αρχείων και υποφακέλων του τρέχοντα φακέλου
- προβολή ονόματος, είδος, επέκτασης, ημερομηνίας δημιουργίας και τροποποίησης αρχείου - υποφακέλου
- εμφάνιση μενού λειτουργιών με δεξί κλικ ποντικιού πάνω σε αρχείο - υποφάκελο
- άνοιγμα αρχείου για διόρθωση με διπλό κλικ ποντικιού
- αλλαγή ονόματος
- μαζική διαγραφή αρχείων - υποφακέλων
- μαζικό ανέβασμα αρχείων - υποφακέλων
- η αποθήκευση να γίνεται σε cloud server (πχ dropbox, google drive, one drive κλπ)
- να δίνει την δυνατότητα αναζήτησης αρχείων με λέξεις κλειδιά
- η αναζήτηση να γίνεται βάσει ονόματος ή ημερομηνίας αρχείου
- η αναζήτηση να γίνεται στα μεταδεδομένα που αντιστοιχίζονται στο αρχείο (πχ κάποιο σχόλιο, πρότζεκτ, κατηγοριοποίηση, ετικετοποίηση κλπ)
- η αναζήτηση να γίνεται εντός των περιεχομένων του αρχείου
- να λειτουργεί ως σελιδοδείκτης ιστοσελίδων ενδιαφέροντος (πχ βρήκαμε μία ιστοσελίδα που θέλουμε να διαβάσουμε αλλά δεν προλαβαίνουμε τώρα, αποθηκεύουμε την διεύθυνσή της και την ξανακαλούμε αργότερα)
- να αποθηκεύει πλήρως το περιεχόμενο της ιστοσελίδας όπως είναι αυτή την στιγμή (αρκετές ιστοσελίδες έχουν δυναμικό περιεχόμενο ή ο συντάκτης τους τις έχει διορθώσει) για να μπορούμε στο μέλλον να συγκρίνουμε τις μεταβολές (πχ αποθήκευση σε μορφή pdf)
- να λειτουργεί ως πρόχειρο σημειωματάριο σκέψεων
- να κατασκευάζει - αποθηκεύει διαγράμματα ροής
- να είναι διορθωτής αρχείων doc, docx, xls, xlsx, txt κλπ, δηλαδή:
- να μπορεί να συντάξει ή να διορθώσει μία προσφορά ή μια επιστολή και να την αποθηκεύσει
- να μπορεί να συντάξει ένα λογιστικό φύλλο με πίνακες καταχώρησης αριθμών, εκτέλεση δυναμικών υπολογισμών και αποθήκευση του αρχείου
- να ανεβάζει στο cloud αρχεία με τους εξής τρόπους:
- υφιστάμενα αρχεία από τον υπολογιστή με την διαδικασία drag and drop
- υφιστάμενα αρχεία από το διαδίκτυο δίνοντας το URL τους
- να ανεβάζει αυτόματα στο cloud εικόνα ή κείμενο που έχουμε αποθηκεύσει πιο πριν στο clipboard
- με τα πλήκτρα Ctrl+C γίνεται η αντιγραφή ή Ctrl+X γίνεται η αποκοπή περιεχομένου ενδιαφέροντος
- με τα πλήκτρα Ctrl+V γίνεται η επικόλληση του περιεχομένου ενδιαφέροντος
- αυτή η λειτουργία είναι ένα τρομερό εργαλείο όταν θέλουμε να αποθηκεύσουμε κάποιο στιγμιότυπο από την οθόνη ή από μία εικόνα (πχ σχέδιο)
- να παρέχει δυνατότητα στοιχειώδους επεξεργασίας αρχείων εικόνας (πχ μεγέθυνση, σμίκρυνση, σχεδίαση γραμμών - σχημάτων, αλλαγή χρωμάτων κλπ)
- να υποστηρίζονται αρχεία εικόνας jpg, bmp, gif, tiff κλπ
- να υποστηρίζει την δυνατότητα διαμοιρασμού αρχείων με κάποιους άλλους ή τον οποιονδήποτε
- να υποστηρίζει πρόσβαση στο κινητό, δηλαδή:
- να στέλνει μηνύματα SMS
- να διαβάζει - αποθηκεύει τα απεσταλμένα και τα εισερχόμενα μηνύματα
- να διαβάζει και αποθηκεύει φωτογραφίες που λήφθηκαν με το κινητό
- Να είναι ένας πολύ καλός διαχειριστής ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, δηλαδή:
- να παραμετροποιείται για την ανάγνωση και αποστολή emails, όπως πχ google, hotmail κλπ
- να μπορεί να συντάξει ένα email με τις βασικές δυνατότητες που έχουν οι συντάκτες google, hotmail (διαμόρφωση κειμένου, εισαγωγή ή επικόλληση εικόνων κλπ)
- να παρέχει δυνατότητα αυτόματης ή χειροκίνητης κατάταξης του μηνύματος σε κατηγορία
- η χειροκίνητη κατάταξη να γίνεται είτε με τεχνολογία drag and drop ή category selection field
- να αντλεί στοιχεία επαφών από τον mail server, πχ google, hotmail
- να εκτυπώνει το περιεχόμενο του email σε αρχείο pdf
- Εδικά με τα αρχεία pdf, να παρέχει τις ακόλουθες υπηρεσίες:
- συμπίεση (compress) pdf, είναι πολύ σημαντικό, αρκετός κόσμος δεν γνωρίζει από pdf ρυθμίσεις με αποτέλεσμα να παράγει ένα αρχείο τεράστιο, ενώ θα μπορούσε να έχει υποπολαπλάσιο μέγεθος χωρίς επίπτωση στην ευδιακριτότητα των σελίδων του,
- συγχώνευση (merge) πολλαπλών αρχείων pdf σε ένα αρχείο pdf,
- συγχώνευση (merge) πολλαπλών αρχείων εικόνας σε ένα αρχείο pdf,
- διαγραφή μιας ή περισσότερων σελίδων από το αρχείο pdf,
- προσθήκη ενός αρχείου pdf σε συγκεκριμένο σημείο άλλου αρχείου pdf,
- προσθήκη λευκής σελίδας σε συγκεκριμένο σημείο άλλου αρχείου pdf,
- μετάθεση σελίδων σε άλλη θέση στο ίδιο αρχείο pdf
- αναγνώριση κειμένου (ελληνικού ή και αγγλικού) από σκαναρισμένες εικόνες pdf
- μετατροπή πίνακα pdf σε πίνακα excel
.
Διάβασε επίσης:
Η Kemioteko Engineering δημιουργήθηκε ως απόσταγμα εμπειριών 14 ετών στην αδειοδότηση, κατασκευή και λειτουργία δημόσιων τεχνικών έργων και 8 ετών στο ελεύθερο επάγγελμα του μελετητή μηχανικού με εξειδίκευση στην αδειοδότηση και λειτουργία επιχειρήσεων. Αποστολή της Kemioteko Engineering - Χατζηλιόντος Ι. Χριστόδουλος είναι η δημιουργία πελατών, οπαδών της, βαθειά ικανοποιημένων, που θέλουν να κάνουν διαχρονικά τα σωστά πράγματα με τους κατάλληλους συνεργάτες.
Μητρώο Αξιολογητών ΓΓΕΤ- No 14856/95711/08-06-17
